Office Manager (m/w/d)
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Über Tonka 
Dein neuer Arbeitgeber

Wir bieten einem Office Manager (m/w/d) in unserer PR-Agentur eine neue berufliche Herausforderung. Du unterstützt eigenverantwortlich ein vielfältiges Team von PR-Beratenden und agierst als kompetenter Ansprechpartner im fachlichen Bereich.

Deine Aufgaben

  • Bestellungen
  • Bearbeiten des Posteingangs
  • Koordinieren externer Dienstleister
  • Pflege der Website im Backend
  • Pflege des Tonka-Intranets und Leitfadens
  • Interne Kommunikation
  • Zuarbeitung der Buchhaltung
  • Vorbereiten von Präsentationen und Meetings
  • Empfang von Besuch
  • Team-Assistenz
  • Travel-Management


Das bringst du mit

  • Erfahrung in der Organisation des Büroalltags
  • Gründlichkeit und Zuverlässigkeit
  • Gute Englischkenntnisse
  • Du bist vertraut mit den Regeln der DSGVO
  • MS Office-Anwendungen sind dir vertraut, ebenso idealerweise die Google-Suite
  • Deine kommunikativen Fähigkeiten erlauben dir einen serviceorientierten Umgang mit einem qualifizierten Beraterteam und anspruchsvollen Kunden
  • Du schätzt selbstständige Arbeitsweise und Teamarbeit; du bist zielorientiert und leistungsbereit


Das bieten wir dir

  • Attraktiver Arbeitsplatz in einer dynamisch wachsenden und international ausgerichteten PR-Agentur
  • Vielfältige und interessante Aufgaben sowie Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung
  • Ein kollegiales Umfeld 
  • Externe Weiterbildungen und interne Workshops
  • Flache Hierarchien, Freiraum für Kreativität und eigene Ideen
  • Choose your workplace

 Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit deinen Gehaltsvorstellungen unter jobs@tonka-pr.com. 

 

 

 

 

FAQ zur Bewerbung

Was sollte eine Bewerbung beinhalten?

Eine Bewerbung enthält mindestens einen Lebenslauf und ein Anschreiben. Darüber hinaus können relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse als Anhang mit eingereicht werden.

Der Lebenslauf soll einen Überblick über die Ausbildungsstationen und den bisherigen beruflichen Werdegang geben. Außerdem können hier sonstige Fähigkeiten, wie Sprachkenntnisse und für die Stellenausschreibung vorhandene Fähigkeiten, aufgelistet werden. Damit wir schnell sehen, ob die Bewerbung auf die Stellenanzeige passt, ist es wichtig, dass der Lebenslauf übersichtlich aufgebaut ist. Im Zweifel ist oft weniger mehr. Darüber hinaus sollten die Informationen zur Ausbildung und zur Berufserfahrung klar voneinander getrennt sein.

Das Anschreiben sollte hinsichtlich der Länge nicht über eine DIN A4-Seite hinausgehen. Im Anschreiben kann der Bewerber seine Motivation für seine/ihre Bewerbung auf die Stelle erklären. Dabei sollten die stichpunktartigen Angaben aus dem Lebenslauf nicht lediglich in einen Fließtext transformiert werden, sondern vielmehr aufgezeigt werden, welche Erfahrungen inwiefern einen gewinnbringenden Mehrwert für das Unternehmen bieten. An dieser Stelle kann das frühestmögliche Eintrittsdatum und die Gehaltsvorstellung dem potentiellen Arbeitgeber mitgeteilt werden.

Auf welchem Weg soll ich mich bewerben?

Während man noch vor einiger Zeit stapelweise Bewerbungsunterlagen in die Post gegeben hat, sind heutzutage digitale Bewerbungen die Regel. Bitte sende Deine Unterlagen an jobs@tonka-pr.com. Bei der Übersendung der Bewerbungsunterlagen sollte darauf geachtet werden, dass die Dateien nicht zu groß sind (maximale Gesamtgröße: 5MB). Jedes Dokument sollte im Dateinamen den Namen des Bewerbers beinhalten. Es erspart uns Arbeit, wenn alle Bewerbungsunterlagen in einem (pdf-) Dokument zusammengefasst werden.

Kann ich mich auch initiativ bewerben?

Generell gilt: Solange eine Stellenausschreibung online ist, ist diese noch vakant. Wir freuen uns aber immer über Initiativbewerbungen, aus zwei Gründen: Erstens kann es passieren, dass eine Position frei geworden ist, aber noch nicht ausgeschrieben ist. Im Idealfall erreicht uns die Bewerbung genau in diesem Zeitfenster. Überzeugt die Bewerbung, stehen die Chancen gut, dass man für ein Bewerbungsgespräch eingeladen wird. Zweitens kann eine Bewerbung so stark überzeugen, dass für den Bewerber eine Stelle geschaffen wird oder eine Position angepasst wird, um den Bewerber einstellen zu können. Da man sich bei einer Initiativbewerbung nicht an den in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen orientieren kann, ist es hier besonders wichtig, dass die eigenen Fähigkeiten in der Bewerbung deutlich herausgestellt werden.

Sollte ich mich auf mehrere Stellenausschreibungen bewerben?

Letztendlich bleibt es dem Bewerber überlassen, auf welche Stelle sich die Bewerbung bezieht. Schließlich führen viele Wege nach Rom und daher können die eigenen Fähigkeiten für mehrere Ausschreibungen qualifizieren, wie man am Beispiel des PR-Beraters sehen kann. Jedoch ist zu berücksichtigen, dass eine Bewerbung immer aussagekräftiger ist, wenn man sich gezielt auf eine Position bewirbt.

Wie bereite ich mich idealerweise auf ein Bewerbungsgespräch vor?

Spätestens bei der Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch sollte man sich intensiv mit dem Unternehmen auseinandersetzen. Fragen wie “Welche unterschiedliche Dienstleistungen bieten wir an?” oder “Was zeichnet unsere Agentur im Vergleich zu anderen aus?” sollte der/die Bewerber/-in ohne Probleme im Gespräch beantworten können. Solche Informationen sind auf unserer Website zu finden. Darüber hinaus sollte der Bewerber die über die schriftliche Bewerbung übermittelten Informationen nochmals in eigenen Worten wiedergeben können. Das Bewerbungsgespräch hat zwei Hauptziele. Einerseits möchte das Unternehmen herausfinden, ob der Bewerber wirklich zu der Position und zum Unternehmen passt. Andererseits soll auch der Bewerber herausfinden können, ob das Unternehmen den eigenen Vorstellungen entspricht. Daher sollte man sich unabhängig von der Position, also auch Praktikanten, vorab Fragen für das Gespräch überlegen.

Gibt es einen Dresscode, der zu beachten ist?

“Kleider machen Leute” ist nicht nur der Titel einer Novelle von Gottfried Keller, sondern ist auch ein gutes Motto, um sich für die Kleidung am Tag des Bewerbungsgesprächs zu entscheiden. Dennoch ist der Dresscode natürlich immer vom Unternehmen abhängig, bei dem man sich bewirbt. Bei einem Gespräch für ein junges Start-Up wirkt ein (Hosen-)Anzug tendenziell overdressed. Bewirbt man sich hingegen bei einem börsennotierten Konzern, kann selbst “Business Casual” zu wenig sein. Letzteren Kleidungsstil empfehlen wir Bewerbern zum Vorstellunggespräch in unserer Agentur.